دليل لإدارة التفاعلات الصعبة في العمل

غالبًا ما تكون التفاعلات الصعبة ، مثل الجمال ، في عين الناظر. قد تشعر أن المدير الذي يتحدث بسرعة هو شديد الصراحة بينما يحب زميلك ، الذي يريد 'الحقائق فقط' ، العمل معها. غالبًا ما تبدو السلوكيات صعبة عندما تكون مختلفة عن سلوكنا ، أو تعترض طريق تلبية احتياجاتنا. يمكن أن تؤدي الاختلافات في أنماط أو قيم العمل أيضًا إلى مشاكل. وكذلك الحال بالنسبة للمواقف التي يكون لأعضاء الفريق فيها أهداف وغايات متباينة. تتم مناقشة الأسباب الجذرية المختلفة للتفاعلات الصعبة بمزيد من التفصيل لاحقًا.

هل يستحق وقتك؟

من المهم دائمًا الحفاظ على علاقات عمل جيدة ، ولكن ليست كل العلاقات أو التفاعلات لها نفس الأهمية. عندما تفكر في تحسين علاقات العمل ، ضع في اعتبارك أهمية كل علاقة بالنسبة لك - على المدى الطويل والمدى القصير. إذا كنت تواجه مشكلة في أسلوب عمل مساعد مديرك وتحتاج إلى التفاعل معه يوميًا في الأمور الحرجة ، فإن تلك العلاقة لها أولوية قصوى. لكنك ستعطي أولوية أقل لحل الخلافات مع زميل تم نقله من المشروع.

ما يحصل في الطريق؟

ينطوي تعلم إدارة التفاعلات الصعبة على فوائد هائلة ، لكنه يتطلب عملاً شاقًا. تتراوح العوائق التي تحول دون حل ناجح من الفشل في التعرف على المشكلة ، إلى المعتقدات الخاطئة ، إلى الخوف النفسي من مواقف معينة.

الأسباب الجذرية للتفاعلات الصعبة وحلولها

بمجرد أن تدرك أن سلوكًا معينًا يسبب المشاكل ، حاول تحديد السبب الجذري له. بعض الأمثلة تتبع.

المشكلة 1

أنت تنظر للقضايا بشكل مختلف عن الشخص الآخر. على سبيل المثال ، أنت ترى أن توجيهات الإدارة العليا أكثر أهمية من أعضاء الفريق.

لماذا يرون الأمر بهذه الطريقة؟

كل منا لديه طريقته الخاصة في إدراك الأحداث ، وهذا يشكل فهمنا للعالم. على سبيل المثال ، إذا كنت قد تعرضت لتسريح من العمل ، فقد تقرأ إعلان الإدارة عن التوسيع بشكل مختلف تمامًا عن شخص لم يفقد وظيفته مطلقًا. نظرًا لأننا نركز على العوامل التي تبدو أكثر صلة بنا ، فإننا نبحث عن الأدلة التي تدعم وجهات نظرنا. وينبع سلوكنا من هذا الفهم.

يمكن أن يؤثر الجنس وأدوار العمل والخبرة العملية على المنظور. الموظف القديم الذي كان يعمل مع الشركة منذ 27 عامًا ويعرف كيف يتم تنفيذ الأشياء دائمًا سيكون له منظور مختلف تمامًا عن الموظف الجديد الذي تخرج من كلية إدارة الأعمال.

الحل 1

عند التعامل مع سلوكيات تجدها صعبة ، من المهم الاستفسار أو على الأقل التخمين حول منظور الآخر. عندما تكون قادرًا على الاعتراف بوجهة النظر الأخرى وتقدير تصور الشخص الآخر للموقف ، يمكنك التحرك نحو الحل.

لنفترض أنك وجدت إصرار شخص ما في العمل على قضية تعتبرها غير مهمة استنادًا إلى تصورها أن الموقف حرج ، وأن الإدراك يمكن أن يساعدك على البدء في التوفيق بين اختلافاتك.

المشكلة 2

أنت مدفوع بنوايا مختلفة. الجودة تحفزك ، بينما يحفز الزميل الإنجاز.

لماذا يتصرف الشخص الآخر بهذه الطريقة؟

لكي تفهم سلوك شخص ما ، عليك أن تفهم ما الذي يحفز ذلك الشخص. من الممكن أن تتأثر بأكثر من سبب واحد ، ولكن هناك دائمًا سبب مهيمن.

غالبًا ما يكون الدافع وراء سلوك العمل هو الحاجة إلى:

• أكمل المهمة على الفور. على سبيل المثال ، الشخص الذي يعتبر الإكمال أولوية قد لا يتحلى بالصبر لانتظار تفاصيل إضافية.
• أكمل المهمة دون أي أخطاء. قد يتمسك الشخص الذي يريد إكمال المشروع بدون أخطاء بالمعلومات أو يواجه صعوبة في اتخاذ قرارات سريعة.
• بناء علاقات أثناء العمل. قد يجد الشخص الذي يحب الانسجام صعوبة في إبداء الرأي بصدق.
• الحصول على اعتراف بالوظيفة. قد يحاول الشخص الذي يتوق إلى الاعتراف أن يمد مسؤوليات مشروعه إلى منطقة بارزة من أجل ضمان الاعتراف به.
• تجنب العقوبة أو الرفض أثناء العمل. الشخص الذي يريد تجنب الرفض قد يبذل قصارى جهده لتجنب المخاطرة.

كل دافع له إيجابياته وسلبياته. تميل المشاكل الحقيقية إلى البدء عندما لا يتم تلبية احتياجات الناس. على سبيل المثال ، قد يواجه الأشخاص الذين لديهم حاجة ماسة للتوافق صعوبة في تأكيد أنفسهم خوفًا من أن يكونوا محبوبين.

الحل 2

عندما تعرف ما الذي يحفز شخصًا ما ، يمكنك محاولة تكييفه من أجل المنفعة المتبادلة. يمكنك أيضًا استخدام ما تعرفه عن الشخص الآخر لتوقع أفضل طريقة للعمل معًا.

كيفية تلبية احتياجات الآخرين

مشكلة

أنت تعمل وتتواصل بشكل مختلف. ترغب في طرح جميع المشكلات في العلن ، لكن مديرك يفضل التعامل مع المشكلات واحدًا تلو الآخر.

لماذا يفعل ذلك بهذه الطريقة؟

لقد فضل الناس أساليب العمل والتواصل. تعمل بعض الأنماط بشكل طبيعي معًا بشكل جيد ، بينما يتعارض البعض الآخر.

فيما يلي أربعة أنماط مفضلة مع أوصاف وتفاصيل حول كيفية عملها. حدد الشخص الذي يبدو أكثر تشابهًا مع الشخص الآخر في تفاعلك.

حل

بمجرد تحديد أسلوب عملك وأسلوب الشخص الآخر ، يمكنك التركيز على كيفية استيعاب تفضيلات كل منكما.

أنواع الشخصيات ووظائفها

مشكلة

سلوكك يعزز السلوك السلبي. على سبيل المثال ، تتسبب يقظتك في المواعيد النهائية للمشروع في أن يتحمل أحد أعضاء الفريق مسؤولية أقل للوفاء بالمعالم الرئيسية.

ماذا فعلت للتأثير عليهم حتى يتصرفوا بهذه الطريقة؟

السلوكيات لا تعمل بمعزل عن غيرها. إنها ردود فعل على شيء ما أو شخص ما. لا أحد يستطيع أن يجعل شخصًا آخر يفعل شيئًا أو يشعر به ، ولكن لا يزال من المهم الاعتراف بدورك في التأثير على سلوك الآخر.

حل

عندما تكون على دراية بما تفعله يؤدي إلى سلوك غير مرغوب فيه لدى شخص آخر ، فحاول تجنبه أو القيام بشيء مختلف. إن التأثير على السلوكيات عملية ديناميكية - يمكنك غالبًا رؤية ما ينجح على الفور. لذلك إذا لم تحصل على النتائج التي تريدها ، فجرب شيئًا آخر.

كيفية العمل مع أنماط العمل المختلفة

هل يجب أن تحاول دائمًا التعامل مع السلوكيات الصعبة؟

لا. بعض السلوكيات يصعب معالجتها في بيئة العمل ، أو أن المردود لا يكفي لتبرير الوقت الذي يقضيه فيها. ضع في اعتبارك النتائج المحتملة وحدد ما إذا كان وقتك يستحق ذلك.

أتفهم سلوك الشخص الآخر ، لكني ما زلت لا أستمتع بالعمل معه. ماذا افعل؟

تذكر أن التركيز يجب أن يكون على النتائج وعلاقة العمل. ليس عليك أن تحب هذا الشخص حتى تجد أنه من المفيد معالجة سلوكه الصعب. حافظ على تركيز المحادثة على النتائج وكيفية تحسين علاقة العمل. يمكن لشخصين العمل بفعالية كبيرة دون الإعجاب ببعضهما البعض.

عندما يكون السبب الجذري هو الموقف

عندما تكون الصعوبة هي الموقف وليس بالضرورة سلوكًا محددًا ، فأنت بحاجة إلى التواصل بشكل فعال من أجل التوفيق بين الاختلافات والتوصل إلى اتفاقيات.

استمع أولاً

يعني 'الاستماع أولاً' التركيز على الانفتاح وعدم إصدار الأحكام بينما يشرح الشخص الآخر أسبابه المنطقية. يساعد هذا النوع من الاستماع في تكوين فهم أوضح لنية الشخص. يمكنها أيضًا بناء الثقة والتقدير المتبادل.

أظهر أنك تحاول العمل مع شخص ما

• أوقف الحكم عن طريق إبقاء عقلك منفتحًا على وجهات النظر الأخرى
• استمع بعناية للكلمات والنية. دون ملاحظات.
• أعد صياغة ما سمعته للتحقق من الفهم. على سبيل المثال ، 'ما أسمعك تقوله هو ....'
• اطرح أسئلة للتوضيح. على سبيل المثال ، 'ماذا عن توصيتي تحديدًا هل تعتبره مشكلة؟

التوفيق بين الاختلافات: القضايا والمواقف والاهتمامات

عندما يتخذ الأشخاص مواقف مختلفة بشأن قضية ما ويتمسكون بها ، يتوقف العمل الجماعي. مفتاح التوفيق بين الاختلافات هو فهم وجهة نظر الشخص الآخر من خلال طرح أسئلة مفتوحة ، وتوضيح وجهة نظرك من خلال شرح أسبابك المنطقية.

استخدم الأسئلة لكشف الاهتمامات

عادة يعرف الناس ما هي المشكلة التي تسبب الصعوبة وموقفهم منها. ومع ذلك ، قد لا يكونون على دراية بالمصالح الأساسية التي تشكل موقفهم. للكشف عن هذه الاهتمامات ، عليك أن تطرح أسئلة مفتوحة. على سبيل المثال ، 'لماذا لا ترغب في إعطائي نفس القدر من وقت الإجازة الذي يتمتع به مديرو الأقسام الآخرون؟'

استخدم المنطق للتعبير عن وجهة نظرك

تحتاج أيضًا إلى أن تكون قادرًا على شرح اهتماماتك الأساسية. اذكر موقفك والبيانات التي تدعمه وتأثير ما تقترحه. استنبط رد فعل الشخص الآخر على تفسيرك.

بمجرد فهم اهتماماتك ومصالح الشخص الآخر بوضوح ، يمكن أن يبدأ كل منكما في البحث عن حلول إبداعية.

الخطوات الأساسية للتعامل مع التفاعلات الصعبة

• تحديد السبب الجذري
• حدد استراتيجية على أساس السبب الجذري.
• تنفيذ الاستراتيجية.
• راقب فعالية استراتيجيتك

تحديد السبب الجذري

يمكن أن تنشأ تفاعلات صعبة للأسباب التالية:

• شخصان يرون سلوكًا أو مشكلة أو موقفًا بشكل مختلف
• شخصان تحفزهما اهتمامات مختلفة
• شخصان لهما أساليب عمل مختلفة
• سلوك شخص ما يعزز السلوك السلبي من قبل الشخص الآخر.

حدد إستراتيجية بناءً على السبب الجذري

• حاول أن تفهم التفاعل الصعب من منظور الشخص الآخر.
• اطرح أسئلة مفتوحة للكشف عن دوافع الشخص الآخر.
• عندما يكون السبب الأساسي هو السلوك ، حدد المشاعر الكامنة - الخوف والقلق وما إلى ذلك - واعترف بها للشخص الآخر.
• عندما يكون السبب الجذري هو أسلوب العمل ، حاول تعديل سلوكك بحيث تتفاعل مع الشخص الآخر بالطريقة التي يشعر بها أو تشعر براحة أكبر.
• عندما يكون السبب الجذري هو سلوكك ، قم بتغييره.
• عندما يكون مصدر الصعوبة موقفًا ما ، اعمل على كشف اهتمامات الشخص الآخر وتوصيل اهتماماتك أيضًا.

مراقبة فعالية استراتيجيتك

• استمع بعناية أثناء التنفيذ.
• امنح الشخص الآخر فرصة للرد.

خطوات لتغيير سلوكك

• حدد السلوك الذي لا يعجبك في شخص آخر.
• افحص التغيير في سلوكك الذي من المرجح أن يقلل من السلوك الصعب لدى الشخص الآخر.
• استكشف القيم والتصورات التي تجعل من الصعب عليك التغيير.
• اختر منطقة واحدة يمكنك فيها استيعاب الشخص الآخر.
• نفذ استراتيجيتك ببطء.
• راقب بعناية أي تغييرات في سلوك الشخص الآخر ، وتأكد من مكافأة هذه التغييرات.

خطوات الاستعداد لتفاعل صعب

• حدد الغرض من التفاعل معًا.
• صف أي أحداث تؤثر على هذا التفاعل.
• تحديد النتائج النهائية المرجوة وأي عقبات موجودة.
• كن مستعدًا لوصف ما سيحدث إذا لم يتم حل المشكلة.

خطوات استخدام تقنيات الاتصال للتوفيق بين الاختلافات

• استخدم تقنيات الاستماع النشط للتعبير عن اهتمامك.
• اكتشف الاهتمامات الأساسية لكل شخص
• اطلب وقدم مقترحات حول كيفية حل المشكلة.

استخدم تقنيات الاستماع النشطة للتعبير عن اهتمامك

• ضع ردود أفعالك جانبًا واستمع إلى نوايا الشخص الآخر ومشاعره.
• في البداية ، احتفظ بآرائك خارج المحادثة.
• أعد صياغة ما تسمعه.
• تحقق من أي افتراضات أو مشاعر غير معلنة قد تكون لدى الشخص الآخر

اكتشف الاهتمامات الأساسية لكل شخص

• اجعل تصوراتك وأسبابك واضحة.
• تحقق من الفهم.
• اطلب من الشخص الآخر توضيح وجهة نظره أو وجهة نظره.
• اعترف بوجهة نظر الشخص الآخر.

اطلب وقدم اقتراحات حول كيفية حل المشكلة

• ابدأ باتفاقيات صغيرة.
• اعمل بفكرة واحدة في كل مرة.
• ركز على الاتفاق وليس الخلاف

نصائح للاستماع الفعال

• تعليق الحكم
• أعد صياغة ما قاله الشخص الآخر
• اطرح أسئلة مفتوحة.
• حافظ على التواصل البصري واستخدم لغة الجسد التي تشير إلى التقبل.

نصائح للحفاظ على علاقات عمل فعالة

• التأكيد على نهج متبادل لحل المشكلات.
• كن ودودًا.
• تقبل الناس كما هم.
• ابقِ مشكلات العلاقة منفصلة عن مشكلات العملية.
• كن متفتح الذهن.
• وازن بين العقل والمشاعر
• استخدم الاستماع النشط للاستفسار والاستماع وفهم الشخص الآخر
• تشاور مع الآخرين قبل اتخاذ قرار بشأن أي إجراء
• اعتمد على الإقناع للوصول إلى الاتفاقات

نصائح للاستجابة للسلوكيات المزعجة

• لا يمكنك تجنب النزاعات ، ولكن يمكنك إدارة نتائجها
• تعامل مع السلوك الصعب على أنه مشكلة مشتركة
• التوصل إلى اتفاق بشأن القضايا الجوهرية. العمل في زمن المضارع - تجنب الإشارة إلى أخطاء الماضي
• لا تنشغل بسياسة العين بالعين.

نصائح للتعامل مع سلوكيات صعبة معينة

نصائح للتعامل مع السلوكيات الخاصة بالأدوار

نصائح لإدارة السلوك الصعب لتقرير مباشر

قبل التفاعل:

• اجعل توقعاتك صريحة.
• جهز نفسك ذهنيًا تدرب على كيفية المضي قدمًا.
• استشر شخصًا ثالثًا للحصول على المشورة

أثناء التفاعل:

• خذ استراحة.
• عد إلى 10 إذا لم يكن الاستراحة ممكنًا.
• اعترف بمشاعرك وتحدث عنها.
• تحمل المسؤولية عن السلوك ، إذا كان ذلك مناسبًا.

نصائح لإدارة السلوك الصعب لزميل العمل

• اعملوا على حل مشكلة معًا لمعرفة ما إذا كانت الأهداف المشتركة يمكن أن تلهمك للعمل بشكل أفضل معًا.
• تقاسم الائتمان للتخلص من المنافسات.
• قدم ملاحظاتك حول المشكلات التي تجد أنها تمثل مشكلة.

نصائح للتعامل مع السلوك الصعب من مديرك

• ضع في اعتبارك ما إذا كان الشخص مدركًا لتأثير السلوك.
• حاول تحديد ما إذا كان التصور الأساسي عن عملك يعيق العمل معًا.

الوجبات الجاهزة المطلقة

أنت الآن تعرف كل شيء تقريبًا حول إدارة النزاعات في العمل. تذكر أن كل موقف يختلف عن الآخر ، ولكن عادةً ما تساعد ممارسة التواصل الجيد ومحاولة تحديد جذر المشكلة في حل المشكلات بشكل أسرع كثيرًا.

هل لديك أي نصائح لإدارة التفاعلات الصعبة في العمل؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات أدناه!

هذا المحتوى دقيق وصحيح وفقًا لأفضل معرفة للمؤلف ولا يُقصد به أن يحل محل المشورة الرسمية والفردية من محترف مؤهل.